Jak efektywnie przeprowadzić spis przy wielu zespołach spisowych?

Regularne przeprowadzanie inwentaryzacji, minimum co cztery lata (jeśli chodzi o środki trwałe) oraz pod koniec każdego roku obrotowego (dotyczy to wartości niematerialnych i prawnych) jest rzeczą obowiązkową podpartą prawem bilansowym. Jest to doskonały sposób na monitorowanie sytuacji wewnętrz firmy bo mamy wtedy rozeznanie jaki jest faktyczny stan majątku. Przeprowadzamy ją za pomocą spisu z natury i porównaniu z informacjami zawartymi w dokumentacji.

Pierwsze kroki

Zespoły spisowe powinny składać się z dwóch osób (możliwe jest także praca w większej grupie), dodatkowo powinien być tam przydzielony obserwator, który nie bierze czynnego udziału w pracach, jest tylko odpowiedzialna za mienie, którego spis będzie się tyczył. Taki zespół ma za zadanie pobrać oświadczenia o odpowiedzialności materialnej, przekazać listy odpowiednim osobom po zakończeniu prac, spisać z natury wszystkich składników których dotyczy inwentaryzacja, sprawnie obsługiwać terminal służący do odczytu kodów kreskowych, kontrolować zabiezpieczenia mienia, weryfikować czy pojawiły się jakieś braki lub nadwyżki w polu spisowym, przekazać dane do ewidencji, wydrukować raporty a także rozliczyć się z pobranej na początku dokumentacji i przygotować sprawozdania z działań.

Plan i harmonogram prac

Jednak kilka lub kilkadziesiąt zespołów spisowych wymaga wcześniejszego rozplanowania pracy pod względem logistycznym. Należy działać tylko według ustalonego harmonogramu oraz planu, gdzie terminy inwentaryzacji obejmują okresy czasu gdy składniki są na minimalnym poziomie. Natomiast harmonogram dotyczy dni a nawet godzin podczas których wykonywane są zaplanowane prace.

Rozpoczęcie działań spisowych

Ważną kwestią jest podzielenie pól spisowych we wszystkich pomieszczeniach należących do przedsiębiorstwa. Jeśli działania są prowadzone w mniejszych przybytkach należy podzielić je na rejony za pomocą taśm, numerów czy też kodów kreskowych. Jest to bardzo ważne bo osoby działające w danym polu są bezwzględnie odpowiedzialne materialnie tylko i wyłącznie za ten obszar.

Zespoły inwentaryzacyjne muszą być poinformowane jakie mają obowiązki w związku ze spisem a także o terminach, godzinach i regułach współpracy. Muszą być przeszkolone w pracy z terminalem i oprogramowaniem. Ich zadaniem jest także przygotowanie spisu elementów uszkodzonych, przeterminowanych i obcych oraz metodzie liczenia elementów trudno mierzalnych.

Ważną sprawą jest zautomatyzowanie prac inwentaryzacyjnych aby przyspieszyć ten proces i wyeliminować błędy wynikające ze znużenia pracowników. Terminale powinny być zsychronizowane z serwerem aby od razu móc weryfikować etapy prac. Jeśli chcemy aby spis był sprawny warto skorzystać z programu firmy SmartMedia o nazwie STOCK który oszczędzi nam czas więc i pieniądze przy porównywaniu stanu faktycznego majątku a elektronicznym spisem.

Inwentaryzacja a...

Istnieją pewne zależności między amortyzacją środków trwałych czyli śladem...

Inwentaryzacja a...

Amortyzacja w języku fachowym oznacza wartość środków trwałych, wyrażoną w...

Zobacz także

Reklama

Raś&Raś banner
szkolenie kadry i płace

okresowe kursy i szkolenia BHP w Warszawie